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浅谈史志工作的办公自动化
来源:山东省情网 作者:王立新 浏览次数: 发布时间:2007-07-18 16:02:48

  一、“无纸化办公”的应用

  计算机以及互联网络的应用,最初在史志工作中发挥的主要作用就是“无纸化办公”。利用office办公软件对稿件进行编辑和校对,以摆脱传统手写带来的繁重工作量以及经常出现的识别辨认字迹困难等问题。以后又逐渐将计算机应用在书稿的编排加工中,利用国内印刷企业常用的排版系统以及photoshop等图像处理软件对文字和图片资料进行加工处理,以减少书稿在印刷厂的环节,从而大大加快了成书时间,降低了印刷费用。近几年来,随着网络技术的迅猛发展和广泛普及,计算机在史志工作中发挥的作用越来越重要。

  二、供稿阶段的计算机应用

  以前我们在征集稿件的时候,一般都是要求供稿单位在截稿期前提供一份文字打印稿和一份软盘。这种模式在实际工作中会出现许多问题,如软盘损坏、感染病毒等原因无法打开就会造成很多麻烦。稿件中出现重大需要修改的地方无法快捷方便的和作者沟通。我们史志办从2004年搬到新城上班后又增添了新的“情况”,很多部门还没搬入新城,为了交稿需要专程派车派人来送,其他区(市)还要跑更远的路。而现在我们就可以利用网络上的电子邮箱简单方便的解决这些问题:编辑们在征集稿件时把自己的电子邮箱地址告诉撰稿人,撰稿人完稿后通过电子邮箱传送给编辑。编辑们要做的工作就是在收稿阶段经常检查自己的电子邮箱,收到稿件后如发现问题及时和作者联系。这样就能在很短的时间内、在与作者不见面的情况下就能很好的完成稿件的初步把关工作,大大降低了编辑和作者的工作强度,大大提高了工作效率。对于图片稿的征集同样也可以利用电子邮箱和网络来完成,虽然图片稿文件比较大,但现在的很多邮箱支持“大文件”,也可以利用FTP协议进行文件传输。从今年起我们枣庄就有很多编辑和作者利用电子邮箱进行稿件传送了,我们市史志办和省史志办、区(市)史志办、其他市史志办之间的文件传达、稿件传送、业务往来等工作早已通过网络和电子邮箱进行了,实践使我们切实体验到了这种计算机和互联网络带来的新的工作模式的快捷方便。

  三、校对和排版阶段的计算机应用

  计算机和互联网络的应用对于史志工作的重要作用在书稿的三校和排版阶段也有着优异的表现。为了保障成书的质量,以往我们每年都要派人在徐州印刷厂配合书稿的排版、清样、发胶片工作。这期间的校对工作也要有专人来回访往返徐州好几趟,花费了很多的人力、精力、财力。现在我们可以足不出户,把文字稿和图片稿通过网络传送给徐州印刷厂,印刷厂按照我们的要求排版后把清样再传送过来,校对后再传送给印刷厂进行修改,印刷厂再传送来第二遍清样……这样一直到定稿。这些环节在以往的工作模式中我们需要往返徐州好几趟甚至十好几趟,如今只需三趟就能完成这些工作。功效是显而易见的。

  四、周边数字产品的应用

  计算机和互联网络在我们史志工作中具有非常重要的作用,而一些周边数字产品的应用在实际工作中也起着以前无法想象的作用。我们利用扫描仪可以扫描文字稿和图片,方便了一些没有电子数据稿件的编辑修改工作;CD-RW光盘刻录机可以将厚厚一摞的打印稿刻录在一张薄薄的光盘上,方便资料保存和携带;U盘、移动硬盘可以随时随地在不同的计算机之间拷贝、复制资料……数码相机则在年鉴彩页环节上更能发挥其独特的优势:每年在年鉴彩页征集上我们都会有一些协助供稿单位拍摄的工作,传统的胶片相机要等照片冲洗出来再让被拍摄单位挑选,有时候对方不满意还会要求我们重拍。利用数码相机当场就可以让客户观看拍摄的效果和挑选照片,极大地提高了拍摄成功率。在后期工作中还可以方便的利用photoshop图像处理软件对照片进行加工处理,达到客户的要求和印刷的标准。
  计算机、互联网、以及周边数字产品的快速发展和普及应用,给我们史志工作传统的工作模式和方法带来了一场深刻的革命,我们要充分利用这些工具实现史志工作的“办公自动化”。使我们能把更多的时间和精力投入到志书和年鉴的改革创新中,多出书、出好书、出精品书。

 

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