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优化方志管理是确保第二轮修志工作新起点新水平的关键
来源:山东省情网 作者:刘秋增 浏览次数: 发布时间:2007-10-08 10:47:42

  目前,第二轮修志工作已全面展开,立足于首轮修志工作打下的良好基础,置身于变化了的社会、经济和人文环境,第二轮修志工作就不能是对首轮修志工作的机械照搬,而应与时俱进,以新的思路和举措,树立修志工作新形象,在新起点上走可持续发展的良性道路。要做到这一点,笔者认为,应该以科学发展观为指导,结合首轮修志管理方面的经验,继续抓好行政与业务的管理。

  一、优化方志管理是地方志工作性质和时代的要求

  (一)优化方志管理水平是地方志工作的本质要求
  编修新方志不仅是史志系统的事情,也是一项社会性极强的工作。它涉及到各行各业,需要百业支持和社会协作。一部志书,从总体设计到布置任务,从宣传发动到具体业务开展,再到出版发行与应用,每个环节都渗透着科学规范的管理要求。要确保这一工作的顺利铺开,应从大处着想,细处着手,充分调动各方面的积极性、主动性,最大限度地发挥各自潜力。正如李铁映所说:“地方志工作涉及到政府工作和社会生活的各个方面,必须在当地政府的支持下,把各方面的力量组织起来,提供必要的支持才能完成。”随着形势不断发展,地方志工作已经由传统的一本书修志活动转向了多个舞台服务于社会的综合性工作,由抱残守缺的僵化继承转向了超越传统的创新。工作的内涵与外延得到了科学的拓展:编修行政区域志、各类专志;编辑地方年鉴与专业年鉴;研究地情;收集地情资料与信息,开展地情咨询服务与宣传教育;研究地方史;整理旧志;推广地方志成果的应用;研究方志理论;建设方志队伍;开展地方志数字化、网络化建设等等。这些工作仅做了一小部分,更多的项目等待我们去制定规划,适时开展,等待我们的业务管理和指导水平有新的提升。为此我们不仅要把这些新事物纳入地方志工作的管理范围,更要从工作模式、技术手段和服务上探索改革创新之路,想方设法保护这些新的萌芽,为其健康发展创造一定的条件。
  地方志不同于一般的史书,而是一种有特殊体例的著述,是记述各地历史和现状的全面、系统、科学的官修地情书。志随政出,官修的性质决定着它必须有极强的权威性。它对地情的调查、分析、记述、评价和定论,不是代表某一个人或某一个单位的看法,一旦出版,就代表着政府的态度和认知水平,传达的信息应反映出政府的执政能力及效果,体现人民的根本利益,也是政务公开、透明的一个窗口。这种自我认定与总结,要客观、严谨,不可不慎。因此,每个主管部门都要加强宏观管理,严格把关,把这项政治任务做好。同时,方志的地方性要求从管理的角度不断创新,探索出既有特色又适合自身的工作模式。地方志工作要干出地方特色。中央虽有统一的规定,但大都是业务上的宏观指导,对各地如何组织开展工作没有具体的意见。各个地区条件不同,历史传统有差异,别人的经验只能借鉴或激发自己的工作灵感,不能照搬,应结合实际情况和地方特色,不断探索适合自己工作的运行模式。
  (二)地方志工作要走可持续发展之路,必须全面提高方志工作水平
  当前社会处于各种事物更新换代、高速发展变化的进程中,世界进入了高科技、智能型的信息化、网络化时代,社会结构、政治结构、经济结构、文化结构、管理结构、阶层结构和人民生活内容都发生了翻天覆地的变化。任何一种文化形式想要不落后于时代,就必须全方位地吸纳时代精神,与时俱进。首轮修志工作是计划经济体制下的管理,政府或行政主管部门一纸公文就可展开。但随着政治体制改革的深入和市场经济体制的建立,政府职能发生转变,行业变化很大,消亡的、合并的、新增的部门剧增,一些原本有行政职能的单位变成了行业协会,再由他们牵头组织,在影响力上就会大打折扣。再按原来的“管什么,写什么”的原则去开展工作,就会遇到相当大的困难。同时物质世界的发展,要求志书的指导思想、编纂理论、组织方法、内容结构、体例和技术手段也要与时俱进。这些都给地方志工作的行政和业务管理提出了新挑战和新要求。
  首轮修志给我们留下了可继承的工作体制:“党委领导,政府主持”,主编负责制,总纂制等。但也存在管理不到位(如经费的规定,仅有笼统的要求,没有具体问题具体分析,一些中央驻地方单位就以此为借口不开展工作),认识不到位,业务指导部门在某些方面准备不足导致指导滞后等一系列问题。这些问题正是第二轮修志工作管理优化的对象,是提升整体管理水平的着眼点。

  二、解放思想,更新观念,树立新的管理理念是优化方志管理的先导

  (一)突破固定的思维模式,树立科学发展观
  中央提出的科学发展观是指导我国现代化建设的崭新的思维理念。当前,史志战线存在着思维模式落后、观念僵化、视野狭隘、知识储备陈旧、精神风貌上安于现状等问题;从管理层讲,领导干部头脑里的发展观念与科学发展观的要求还有较大差距,如:把这项工作简单理解为编写一本书,不是一项事业;把这项工作当作临时性工作,没有长期的规划与安排;把这项工作当作摆不上桌面的“支流工作”,不给予应有的地位和重视;把这项工作看作是完成上级交给的一项任务,没有既要创造历史、也要书写历史的责任心。这些都是影响第二轮修志事业发展空间和生命力,选择什么样的发展道路和模式,如何发展得更好的问题。因此,我们要以科学发展观为指导,真正落实科学发展观的根本要求,保证整个史志事业全面、协调、可持续发展。这是优化方志事业管理的逻辑起点。
  (二)树立大局观念,明确事业的奋斗目标,确定管理的努力方向
  面对这项工作,如果仅局限在事业的内部考虑问题,就事论事,事业就会出现后劲不足、难以持续发展的状况。首先必须认识大局——方志生存的大环境。志书是时代的产物,必须反映当时的广阔社会,体现时代精神,并以当代的理论和观念去阐释历史,为现实服务。因此第二轮修志要立足时代的制高点,突出反映改革开放和三个文明建设的主体内容,反映20多年来思想解放、经济发展、社会变革的特点。党的十六大提出了全面建设小康社会的宏伟目标,指出新世纪新阶段,发展要有新思路,改革要有新突破,开放要有新局面,工作要有新举措。这给史志事业提出了崭新的命题:如何给自己定位、定向,如何写下自己最为光彩的一笔。其次要在经济社会变革的大背景下全方位地审视地方志工作,在不同文化形态相互激荡的现实中思考地方志工作,在中国特色社会主义总体发展战略中考察地方志工作。这样看问题才有助于提高地方志的思想品位和宏观含量。在首轮修志工作中,存在质量不高等问题,一个重要原因是在工作中没有很好地树立大局观念:仅当作一本书,就志论志,没有战略上的深思考。没有了大局观,分析、记述事物就不深刻;由于大局观念弱化,导致书中资料简单零碎等等。因此,我们把工作的最终目标应锁定在努力体现、宣传、建设和代表民族的科学的大众的社会主义文化,促进全民族思想道德和科学文化素质的不断提高,满足人民群众日益增长的精神文化要求,为经济发展、社会进步提供精神动力和智力支持上。这样,第二轮修志工作就有了新的定位和前进的方向,在多种文化竞争中有了理论根据。我们对事业的设计才能更鲜活、更科学、更有魄力,工作才能做大做活。
  (三)树立市场和效益观念
  方志是文化资源,能否在文化市场中生存,要看它能否占到足够的市场份额。文化建设若与市场经济结合得好,其物质基础就相对较好,发展亦较好;远离了市场,就会被抛弃和冷落。首轮修志编纂周期过长,费用过大,投入与产出有较大落差。在市场经济条件下,政府要计算行政成本,这就要求我们不但要对政府负责,还要面向社会,按市场经济规律办事。要千方百计突出自己的特色,树立自己的品牌;要加快编纂速度,增加志书的时效性和实用性。
  (四)树立新的服务观念,改变工作作风
  地方志内在的社会价值和作用已得到历史的证明。新时期,大部分修志人员忙于编撰,真正利用它为社会服务的局限性很大。随着社会发展和技术进步,资政、存史、教化的功能认识已受到冲击,这种计划经济体制下“教化者”的形象已不受欢迎。面对新的形势,我们要树立大的服务观念,促使方志由单向服务转向综合服务,由低水平服务转向高水平服务,从以往的案头工作转向适应新时代要求的社会服务工作。为此,作为业务指导与服务部门,我们首先要增强服务的主动性和自觉性,由教化者转为服务者,不断优化服务环境,加强沟通,共同协调解决工作中存在的问题。其次提高服务水平和质量。我们要拓宽服务面,指导要到位。既不以势压人,也不低声下气,用服务质量打动人,以业务水平征服人,形成良好的机关新形象。同时提高工作的前瞻性,多出新举措,让各承编单位在工作中感到有业务后盾和技术支持。
  新方志工作已开展了20余年,但仍然有人对此一头雾水。这一方面与社会认知有关,另一方面与修志工作者不善于宣传自己,未能主动参与到活生生的社会实践当中有密切关系。从实践来看,修志者多是被动地完成上级交代的任务,不能以发现的眼光,主动寻找与现实的结合点;不善于推销自己,不注重塑造良好的形象,导致了众多的误解。这其实是一种自我管理严重弱化的后果。没有人剥夺你闪光的机会,关键是你有没有主动参与竞争的意识。

  三、优化方志事业的宏观管理,打造良好的工作氛围与基础

  (一)深化和统一对第二轮修志工作的思想认识,加大宣传力度,营造有利于发展的社会氛围
  当前,对修志意义的把握和对修志工作的认识,在一些领导层中仍有模糊观念。认识上的误区、思想上的不统一,多多少少地妨碍着地方志事业的发展。第二轮修志工作正值我国改革开放的重要时期。做好这一时期的修志工作,不单单是编一部书,更重要的是通过认真回顾、总结改革开放和社会主义现代化建设的历史进程与实践经验,为新时期更好地推进改革开放、全面建设小康社会提供借鉴,真正做到用伟大的成就激励人,用成功经验教育人,用历史教训警示人。要看到它是代表、宣传和建设先进文化的载体,是为党立言、为人民立言和为改革开放立言的政治任务,是为人民服务的一项事业。用发展的、战略的眼光看待修志的时代意义和历史意义,是事业发展的巨大动力。
  当前,修志机构要利用一切时机,动用一切途径做好宣传工作:第一,充分发挥各级文件与领导讲话的推动力。利用期刊、工作动态或简报等形式,编发各级领导的讲话、谈话和各级政府颁发的有关地方志的方针、政策,获得社会的尊重和理解;第二,结合各种会议、专题汇报等去呼吁。在召开工作会议、经验交流会、志书首发式、表彰会、展览会、评比会、评议会、培训会和专门汇报会上,向上呼吁领导重视和支持,向下宣传修志工作的形象;第三,通过各种新闻媒体宣传成就,宣传形象,宣传作用,宣传社会地位,扩大知名度;第四,结合区域经济、文化建设主题,开展课题研究,靠作为来加深人们对其价值乃至整个方志工作的认识;第五,配合各种各样的活动,推出有方志特色的配套工程,充分发挥我们的优势。
  (二)着眼事业的组织、规划、协调与控制工作
  第一,进一步优化“党委领导、政府主持、各编委会组织实施、各部门密切配合”的工作体制。在领导体制上,要继承首轮修志留下的宝贵经验,在某些环节上更要理顺关系,明确职责。进一步树立各级机构的权威性,尤其一些参加单位多的分志,如果牵头单位不能发挥协调作用,将影响整体工作。同时坚持适应性原则,随时根据实际情况调整、充实各级班子,不能因人员调整、人员不齐、不得力而影响工作。积极推行主编负责制,强化契约和奖励机制。
  第二,搞好事业规划。首轮修志工作中,有些单位缺乏严密的工作计划,导致了工作的被动。第二轮修志工作中,我们应当运用方志系统的全部资源,制定发展规划和工作目标。首先明确史志事业的发展目标。不同层次的机构在设计工作时,要了解党的大政方针,了解上级的工作要求,要了解本地区、本行业的历史与现状,从实际出发,制定符合自身的发展规划。山东史志工作者在制定新时期的规划时,立足大局,结合建设“大而强、富而美”社会主义新山东的奋斗目标,设计了发展规划——以发展为主题,以续修为主业,以建设“三个中心”为主线,多出快出成果,初步建立与社会主义市场经济和史志事业发展规律相适应的史志事业体系、工作机制。其次,确定工作方针,就如何达到远景目标进行宏观设想,把工作程序化、具体化,并分解落实。再次,编制财政预算,探索行之有效的经费路子。当然目标与规划要切实可行,能体现史志事业的特点,同时随着工作的开展,不断调整、完善规划,保持它的前瞻性、指导性。
  第三,建章立制,创立严格规范的工作环境。首先建立健全岗位责任制,搞好目标管理。一般应从职务要求、岗位责任条例、工作范围、工作量、考核规章、奖惩条例及实施细则等方面加以明确。对总纂、副总纂、责任编纂、主编、副主编、编辑明确责任和目标,以制度管人。其次制定管理规章。为避免工作的随意性,应制定一系列的规章制度,如方志管理原则、工作方式、方法和程序,第二轮志书编纂实施细则,三级志书行文规定,成书设计与印刷方案,为现实服务的实施意见,交叉内容的处理意见,承编单位编纂人员的职责,评稿、改稿、校稿注意事项,全面质量规定等。再次把方志工作进一步程序化。一般来讲,工作分为准备(组织发动等)、实施(撰写初稿等)、验收(评议总纂等)、出版发行几个阶段。各阶段都有着制定计划、组织指挥、控制协调和检查总结的程序,开展工作时要突出重点,明确管理细则,在人员组合、力量搭配、财务使用上合理安排,循序渐进,搞好衔接,及时转换工作任务。
  第四,优化人员结构,构建内部环境。首先要有合理的领导结构。既要有组织、思想领导,还要有学术领导。他们的主要职责是:根据上级提出的任务,结合本地区本部门实际,制定工作目标和计划,并就实施过程中任务调整、力量组织和经费安排等一系列新情况做出决策,解决妨碍工作的问题;别具慧眼,知人善任;通过检查协调,及时发现问题。作为一个群体结构,政治素质、专业知识、智能和年龄结构要搭配合理。其次要有合理的工作人员结构。不但要有德才学识兼备的专业骨干,还要有掌握现代化技术的技术人才,以及专门的研究人才。不同的人才,互相弥补,互相促进,各展才能。
  第五,做好组织与指导工作。目前第二轮修志工作处于组织启动阶段,组织准备工作很有必要。如思想准备上加强宣传,提高认识;组织准备上解决班子问题;理论准备上,加强理论学习与总结。向业务启动阶段过渡时,就要组织好人员培训、篇目审批。史志办和各单位在行政上没有隶属关系,但代表政府监控此事,在业务上有指导地位。1.培训业务骨干。通过培训班、主编研讨会、理论研讨会等,多层次、多环节、多渠道地培训人员。2.抓典型引路。遵循从个案到普遍、再从普遍到个案的认识路线,树立典型示范和试点,以点代面,层层推进。通过解决个案,积累经验,形成措施,再加以推广。中国地方志指导小组推行的第二轮修志试点工作将会起到良好的示范作用。3.区别对待,分类指导。各单位因思想认识、客观条件的差别,在工作中会遇到不同的问题,我们在指导上不能一刀切,对那些已进入业务启动阶段的单位再讲提高思想认识就会有画蛇添足之嫌,对尚未有工作人员的单位大讲篇目设计,他们无心去听。我们要摸清情况,加强“田间”管理,分不同类型,制定指导方案。4.抓现场促进与带动。可以走出去学习先进地区的经验,开拓思路和视野;参加各种评议会、审稿会及经验交流会,获得有用信息。可以请进来,请人传经送宝。5.加强交流,互相启发。史志系统内部要通过会议、刊物、书信、工作动态等途径交流,互相启发,还要和史志相关各行业交流,借鉴他们的好经验、好做法。6.抓专题研究。组织相关专题研究,深化对问题的认识,提高解决问题的能力。7.关注落后单位。采取以大局促个别、以先进促落后的方式,提前介入工作,以我们的主动和诚意打动他们,促成他们行动上的自觉。
  第六,做好监督检查与协调工作。史志办公室作为职能监管部门,要对部署的工作进行监督、检查、总结、分析,反馈信息,确保工作有序开展。成立分志指导小组,分别召开座谈会,或深入实际到第一线检查。要通过对单位检查摸底,制作各志进度情况表,通过反馈的信息调整工作计划。建立定期通报制度,表扬先进,鞭策后进。协调行政力量、学术力量、社会力量和个人力量,形成合力;解决好内外上下左右的关系,清除可能出现的内耗因素。

  四、严格标准,规范程序,提高每个业务环节的管理水平

  史志部门在志书编纂、资料收集鉴别及保管、地情研究、机关管理等方面都有规范的统一标准,而且自成体系。标准制定得越科学,程序越规范,运用得越熟练,各业务环节的管理水平就越高。
  (一)调查研究,集思广益,继承创新,搞好业务总体设计与规划是优化业务管理的起点
  编纂方案的制定、篇目设计、成书方案是总体设计的中心工作。各单位应结合上级方案和自己的实际,制定编纂工作方案,就指导思想、基本原则、体例内容、方法步骤、组织领导和时间安排提出明确要求。指导思想包括政治指导思想、工作指导思想、业务指导思想和基本原则。体例规范包括编纂体例和行文规范,从志名、断限、体裁体式、结构及行文规范方面加以明确。并就“一纳入,五到位”提出建议。篇目设计是理顺整体思路的关键。第一,明确指导思想。坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指针,运用科学发展观,设计志书的内容。篇目结构上,按科学性、整体性和逻辑性要求,确定框架。第二,突出特点、特色,保持内容新颖。我们应抓住时代主旋律,突出改革开放的时代特点,全面反映市场经济环境下的地情。如要反映经济体制改革:以家庭联产承包责任制为主体的农村经济体制改革;以经营机制改革和经济体制改革为导向的城镇经济体制改革;以开放流通渠道,推进多元经营形式的商业贸易流通体制改革。要反映企业制度改革:记述推行承包、租赁、委托、剥离、放开经营制,以及建立现代企业制度、实行股份制、组建企业集团、横向经济联合等方面的史实。要从经济角度反映市场发育情况:交易、劳务、技术、人才、信息、金融证券市场和物业管理等。要反映社会保障体系的建立:劳动就业、养老保险、社会保险、医疗、住房及工资改革等。在突出地方特色上,如山东,自然环境上突出物产和旅游资源;经济上突出大省风采,山东的公路、山东的外贸等;人文环境上突出历史文化,展示人才资源和科技教育文化风貌。第三,力求创新。我们要深入各行业调查研究,掌握第一手资料。把各项事业的发展演变弄清楚,删减消亡的,增设新生的,合并萎缩的,浓缩变化不大的,才能把握好容量、分类、排列、层次、标题、编次等问题。通过超前思考,使之适应于反映地情需要、编写工作需要和读者查阅使用需要。成书方案是出书的完整方案和构想,包括开本、纸张选材、美术、版式、卷册设计等,都应有严格统一的规定。
  (二)规范和细化编纂工作流程
  从制定纲目到科学的搜集、整理与管理资料,从辑录长编到大胆写稿、反复修改、慎重定稿,从主编通贯合成初稿到反复评议修改,从形成送审稿到报送上级业务机关审查,再到上级业务部门责任编纂、副总纂、总纂三审定稿和向政府写出出版报告,及至出版发行,整个编纂过程都必须高屋建瓴,放眼全省,立足历史的高度,做好宏观统筹工作,加强综合平衡,制定并遵循规章制度,前后照应,使每一环节恰当、合理、严谨地互相衔接起来,确保工作流程正常畅通,速度与质量双达标。
  (三)强化方志资源管理,提升整体工作水平
  方志资源无限,关键在科学的开发利用和管理。这项工作做好了,将使史志工作的深度、广度以及长效机制问题有一个质的飞跃。因此,我们不但要提高认识,而且要顺应时代发展,改进运用和管理资源的手段,更新研究方法和认识事物的理论武器,提供深层次的成果,走进决策,走进文化建设,走进信息咨询,走进宣传交流,走进教育存史,为第二轮修志做资料和理论准备,提高第二轮修志工作水平。
  (四)狠抓方志质量监控与评估体系的建立
  志书质量标准的实践性决定着它必然随实践的发展而发展。一是整个工作的质量。第二轮修志工作是一项事业,有无发展目标,有无中长期规划,有无完成目标的创新举措,完成任务的质和量是否达到了要求,工作效率如何,成本与效益怎样,都是衡量整体工作质量的指标。二是建立起具体的质量指标体系。内容方面,政治质量是志书内容总体质量的第一项标准。志书的指导思想与政治观点是否符合马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的立场、观点,是否符合科学发展观。第二项标准是志书的内容是否全面系统。第三项标准是志书是否实事求是地看待历史、反映历史。第四项标准是资料是否翔实。第五项标准是时代特点与地方特色是否突出。从形式上讲,结构形式应适应社会发展和内在逻辑,符合时代特点和本地实际;志书分类应科学准确、排列有序、横分恰当,有利于资料和内容的容纳,不单纯追求形式上的完美;基本体裁和新增体裁如承前简述、补遗考订、专题记述等运用要科学等。另外,校对、印刷、装帧质量都应按精品的要求来统一标准。
  为此,我们要提高思想认识,学习和借鉴其他行业的质量管理模式或经验;要完善管理程序,制定一系列细化的编审程序和质量标准。要结合国家规定制定包括门类、条目、基本内容及要素、编辑、印刷在内的一套省、市、县志书基本标准;要严格审批手续和验收制度;要做好志书评论工作。通过读志,总结志书的成败优劣,成功之处加以升华,写入质量评估体系。

  五、依法修志是优化方志事业管理的重要保障

  纵观历史,行政手段推动了修志事业的发展。可以说,领导重视是地方志得以生存发展的保障这一经验的总结,但在某种程度上也透出方志事业的尴尬处境。很多人包括修志者都有一种认识定势:地方志是放不到领导案头的工作,领导关心一下是给面子。依靠行政手段开展工作,在一段时间内是见成效的,但从长远看是不利的。解决行政命令的随意性、不稳定性,确保地方志永不断章地向预定方向发展,从管理上讲有很多措施,但最为稳当的是法律手段——尽快立法,这是方志管理科学化的成熟表现。只有实现了法的意义上的管理,依法修志,方志才能实现真正意义上的日常性、连续性。制定了相关地方志法规,就可以以法的形式确立地方志工作的社会地位;就可以制定出细致有效的工作条例和要求,确立制度体系;就可以把地方志工作纳入各级人大的法律监督之下,纳入各级领导班子任期目标管理,进行政绩考核;就可以建立定期向人大汇报工作情况的制度,时刻把工作置于立法部门的监督之下,及时纠正和解决存在的问题。
  首轮修志工作中,国家和地方做了许多努力,国务院办公厅接连下发了通知,中国地方志指导小组也相继出台了一些规定,这些都为地方志工作制度化、法制化建设奠定了一定的基础。但随着改革的深入,有些规定已不能适应新形势的发展,或粗放,或不到位,急需调整。目前,不少省市都启动了地方志立法工作,进行着有意义的探索。《四川省地方志工作条例》已于2003年经省人大常委会通过,为各省的地方志立法积累了经验,树立了榜样。山东曾操作过此事,1985年向省六届人大常委会第十五次会议作了《关于我省地方志工作情况的汇报》,常委会审议和讨论了该报告,就加强地方志工作做出了决议,并向省政府提出了意见和建议,一些如加强宣传、解决人和经费的问题,曾责成有关部门研究办理。但这种良好的势头没有得到进一步发展。现在,山东重新启动了该项工作。目前已经进入了立法调研程序,立法指日可待。
  历史的事实与现实的实践表明,全国地方志立法的时机已经成熟。各省应做好探索工作,积累素材和经验,促进国家级地方志法规的早日出台。


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