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方志资料信息的开发利用
来源:山东省情网 作者:初云峰 浏览次数: 发布时间:2008-11-12 10:56:37

    方志是总揽地方百科的文献,集文字记载资料、口碑资料和实物资料之大成,蕴含丰富的史料信息。方志收集的资料多按篇目的需要,巨细兼收,宏微俱备,资料本身具有明显的地域性、科学性、综合性和连续性,精选部分资料被注入志书,更多的背景和引据材料按照志书时间断限和事以类从的原则,被排比类次、汇编成档。
    近年来,随着人们对方志资料认识程度的加深和档案信息化迅猛发展,方志资料开发利用正越来越引起人们的重视。笔者对2001年至2005年文登史志办所接待的1174名方志资料利用者进行分析,寻根访祖的有786名,约占67%;查证人物、地情资料有203名,约占17.3%;从事学术研究、文化宣传、史料编研的有169名,约占14.4%;其他各种原因有16人,占1.4%,其中直接从各种史志资料查证的占47.6%,通过史志分析研究后查证占24.3%,现有资料无法查证占28.1%。分析结果显示,新形势下方志资料的社会化服务,已不局限从出版地方志和年鉴寻求各种答案,而从资料的背景引据材料、甚至在现实社会中广泛寻求史料信息,进行史学分析研究,成为公众利用方志资料的新趋势。如何更好开发利用方志资料,服务于公众,已成为新的重要研究课题。
                                      开发利用方志资料的必要性
    方志资料主要包括:地方各种版本的古史、旧志(包括官修方志和民修的乡志、村志和里志等)及其注译本、复制件;历代报刊、类书、别集、谱牒、杂著等图书资料;资料摘抄卡、调查访问记录、收集的人物资料、回忆录、图片、统计资料等;新修专业志、部门志、人物志、村镇志、地情书等;志书下限以后档案中具有入志价值的材料;地方志、年鉴的原始稿、付印稿及成书等。要开发利用好这些方志资料,发挥方志资料应有的社会作用,就是要展示它的精神客体属性,给人们以历史的知识、信息和经验,更好地为社会经济和公众服务。它具体表现在:
    (1)资料信息社会化服务的需要。方志资料有着丰富的信息资源,如果不加以开发利用,只守着几本志书和年鉴,是满足不了社会公众的信息需求,资料信息只有做到可以被社会随时感知,并便于利用,把死材料变成活材料,才能充分发挥作用;方志资料信息被纳入社会化服务和信息社会的网络环境之下,满足政治、军事、寻根访祖、宗教、科技、文化、体育、旅游和医疗等社会需求,从本质上看这并不是一种简单的利用服务延伸,而是赋予方志资料一种新的职能,更好满足新形势发展的需要。
    (2)挖掘历史文化遗产的需要。许多散落在民间的旧志、谱牒、杂著等,距今已年深日久,它本来就遭受自然损毁的威胁,而且有些可能至今处在不为人所知的地方;由于方志资料的扩散性和多样性,流失在社会上的资料保护很差,损坏程度日益严重;有不少保存和熟知资料情况的人年事已高,如不及早收集,则会使一些珍贵资料受到难以弥补的损失。
    (3)地方史学编研利用的需要。方志资料是历史研究和有关科学研究的珍贵史料,其中古籍档案是从事史学研究、公众寻根访祖等重要材料:社会各界在总结历史经验、制定地方规划、回溯历史缘源、编写地方史志等方面,都需要参考第一手的原始资料,方志资料的开发利用,同样也包括开放这些史志档案资料,为公众提供丰富的史学参考资料。
    (4)方志工作自身发展的需要。方志工作者通过向社会提供资料与社会各界发生直接联系,充分发挥方志资料的利用价值,强化方志机构的服务功能,丰富、优化志书编纂内容,提高志书编纂质量,改善方志资料管理工作,吸引社会各界对资料工作的关注,扩大方志工作的社会影响。事实证明,只有充分开发利用史志资料资源,方志工作才有生气、有活力,才能得到领导和社会的重视,获得自身发展的良好条件。
    (5)服务于地方经济发展的需要。方志作为一种重要地方文化的文献载体,不仅包含大量当地社会、人文历史信息,如文物胜迹、书画著述、体育交流、烹好饮食、姓氏谱牒、民间文艺等,更重要的是它还蕴藏十分丰富的地方经济资源,如户口、赋税、水利、物产、风俗等,不同程度地反映当地工业、农业、商业、城市建设、传统手工业、副业等发展状况,为研究地方经济提供大量原始史料,这些方志史料既是决策者重要的参考依据,也是为民兴利的源泉。
                                     现行方志资料管理存在的问题
    (1)方志资料信息量不够。方志的广度、深度不够,志书材料是丰富,但仍不能适应现实工作对地情信息的要求,地方志一般是150万字至200万字,简单看来字数是不少,但分解起来,每一部分都比较单薄,信息量不够,如一部县志村镇部分的记述,都只有几百字,以几百字记几十年甚至几百年的事,信息量是有限的;许多方志机构存在着“重修志、轻档案”的思想倾向,一般将志书入志纸质资料归档整理,忽视将未入志的背景引据材料、草稿类材料和电子文档、图片和影视资料归档,这些资料同样具有可供开发利用的大量资料信息。
    (2)方志资料连续性差。上届修志,大部分志书的下限定为1990年,续志至今仍未出;尽管年鉴编纂弥补部分上届志书断档的缺憾,收集整理部分下限以后的资料,但史志资料仍不够充实完整。方志资料断档造成许多资料空白和脉络不清,对方志资料完整利用造成不小困难。方志资料如果不能进一步丰富和完善,资料就不能伸延、补充,就无法变成一种活的地情信息资料。
    (3)方志资料档案分类检索有局限性。方志资料档案分类标引多按传统志书体例规则,一个完整的问题,往往被肢解,不集中,而且它的检索手段只有一个目录,这就造成检索的困难,检索效率很低;要查阅几本或几十本志书的同一问题的汇编资料,检索起来费时费事,往往令公众知难而退。如方志档案的人物信息检索,多按人名标引,无法满足公众按职业、时期(朝代)、地区、性别等特征的检索需求;又如有关“甲午海战纪念馆”的记述,在“文物志”“旅游志”“人物志”“建筑志”等十余部志书和年鉴都有记载,如果没有完备的检索系统,要查全、查准是很困难的。
    (4)方志资料归档管理缺乏系统性。方志档案大都按照编写的体例、篇目结构及部门分类标准进行归档管理,档案一般只能输入、检索案卷标题和文件标题,档案中同一问题的材料不集中,按全宗保管的,全宗下又分年代和组织结构,如民政、水利、气象、农业、林业等类别都有风灾、防灾减灾资料,每一年档案都有类似情况,零零散散,未经及时综合整理,这种归档管理情况,资料难以扩散和共享,利用率极低,不利于公众利用好方志档案。
    (5)方志资料信息化发展缓慢。一些地方领导对方志资料工作认识不足,造成地方方志资料管理经费紧张、人才匮乏,使方志资料信息化发展迟缓。目前,方志机构仅限于在全系统推广开发出电子光盘版年鉴和网上市情信息资料库,对已出版志鉴丛书光盘版归档整理和省内联网共享,但在收集整理电子文件、数字图片和影视资料,利用社会提供的信息技术(主要是数字技术)对方志资料信息资源进行数字化转换,进而对方志资料信息资源进行问题或逻辑整合,或多或少存在着问题。
                                         方志资料开发利用的对策
    (1)广泛收集方志资料信息。方志工作者依靠各级党委、政府行政力的强力推进,尽量收集第一手资料,积聚原始记录,保证存档资料的互证;应广泛采录史书、搜访旧志、谱牒,收集民间重要文献档案、乡邦文献、名贤诗文、野史佚闻、本地掌故,务使一地之文献、信息毕集其下;将各单位供稿文件、人物资料征稿、调查访问电子记录、编辑初稿、评审稿等电子文件收集归档,多渠道征集各种历史图片、影视资料,只有这样,方志机构才能最大限度地占有资源,利用才有选择的空间。
    (2)整合现有资料信息资源。方志资料信息源的数量和质量决定社会化服务水平和社会满意度,按照丰富、优化、突出特色的基本要求,整合地情资料、地方文献和区域文化资源三种信息资源,使之相互补充,形成资源优势,并按照各种资源不同特点,以利用需求为导向,重新整合利用方志信息资源,比如村镇资料可以根据村镇名变化沿革、姓氏构成、人口迁徙分布、村镇址位置等情况,按年度-问题分类法进行重新整合,使人们清晰村镇发展变化情况;再如年鉴资料信息静态构成,而年鉴结构、内容和图片等呈动态构成,这就要按信息管理的一般规律现对利用数据库及时调整,做到动中有静、静中有动,方便公众查找利用。
    (3)核实鉴定史实资料。方志资料是系统的累积物,有些方志资料受当时“彰乡里之胜”思想影响很深,多有渲染和附会不经之弊,从芜杂浩繁的资料中询事考言,应注意辨诬求真,恰当开发利用方志资料信息资源;对所利用的本源性史料要立体审视,深层探索,反复验证,做到不苟且、不慕利、不曲笔,才有可能使方志资料发挥应有的作用。
    (4)开展文件级整理和著录标引。方志资料的成书部分,每卷厚达数百页,给全面概括准确拟写案卷标题增加难度,而案卷机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的,如标引高度概括的主题,易造成误检;要对多主题案卷的整理、著录标引单元加以细化,即进行方志资料文件级(含文件组合级)整理、著录标引:编制地情基础资料分类表,分类表的编制方法和图书分类表相同,基本采用逻辑分类原则,对方志资料作进一步深入开发,以解决方志资料内容信息不够准确、全面的问题。
    (5)全文数据库可分为文献、篇、段、句、字等结构层次,为方便建立全文数据库。检索和资料的组合,最好以条目作为一个文件单元入库,志书用的是章节体,可以节或节以下的目为单位入库;也可按主题内容分为若干条,方志纸质资料、照片、图纸进行复制、缩微拍摄、数字化扫描、存储和传输使用,其管理形式实现目录管理和原文(图形、图像、文本)管理,由于不同类别的档案需要著录的文件项目不相同,放数据库管理系统应具有一定的灵活性、扩展性;数据库应该信息量丰富,著录标引信息特征明显,数据可靠,易于扩充,高度共享(兼容性和通用性)和便于检索,数据库的设置应有建立、删除修改等功能,数据能存入更能提取,只有灵活的数据库管理系统,才能充分挖掘出方志资料信息资源的潜力,实现最大化的资料信息数据聚集。
    (6)与档案部门联合建立方志档案馆。近年来,方志机构编史修志,档案部门进行档案管理,存在将方志与档案人为地割裂联系的倾向,许多地方档案部门和方志机构各唱各戏,你建你的文件利用中心或联合档案室,我建我的方志馆,浪费大量的经济和文化资源,造成档案信息资源重叠交叉存在的状况。方志机构编史修志的大量资料采自档案资料中,档案部门本身掌握着归档的原则、方法,了解区域档案的总体情况,可以发挥把关和统筹作用,因此,方志机构与档案部门联合建立方志档案馆,合理搭配使用档案管理资源,对档案资料进行集中的整理、编目、鉴定和保管,可以为地方节省档案开发利用的人力、物力和财力,方便公众的查阅和利用。
                                                                   (作者单位:文登市地方史志办公室)

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